اسرار طلایی مديران موفق
موفقیت در مدیریت، آرمان و آرزوی هر انسانی است که یک مجموعه را در هر مقیاسی هدایت و مدیریت میکند. بررسی شیوه مدیریت مدیران موفق، گویای راهکارهائی است که اغلب آنها عمومیت دارند و البته مدیران خلاقی بوده اند که با اندکی ذکاوت با تغییرات بسیار کوچک و گاهی حتی با جابجا کردن کلمات در گفتگو با کارکنان، نتایج خیره کننده ای را کسب کرده اند که حتی شاید ما آن را محال فرض میکردیم. البته یک مدیریت حرفه ای، مشروط به کسب دانش و توانائیهای عمومی و تخصصی مرتبط با حوزه فعالیت سازمان میباشد که از جنبه تخصصی، دلایل کاملا روشن و مبرهن است. زیرا مدیری که بار علمی و تخصصی فعالیت سازمان خود را ندارد، همواره با کارکنان خود از موضع ضعف صحبت میکند و بدلیل عدم تسلط به موارد تخصصی فوق، عملا در موقعیتی نیست تا بتواند کیفیت کار کارکنان خود را بدرستی ارزیابی کند یا بتواند ترفندهای ناسالم کارکنان را تشخیص و خنثی کند نهایتا زمام امور را از کف میدهد ومتعاقبا راندمان کار سازمان در سراشیبی سقوط قرار میگیرد و از نظر دانش عمومی نیز، اگر یک مدیر در شناخت کارکنان از نظر روان شناسی ضعیف باشد و در مراودات کاری خود اصول روانشناسی را رعایت نکند قادر به ایجاد انگیزه در کارکنان و کسب ماکزیمم توانائی کارکنان خود نیست و بالطبع کارنامه خوبی را در سازمان مطبوعه کسب نخواهد کرد.
با فرض اینکه شما به عنوان مدیر یک سازمان، دارای شرائط فوق باشید، توصیه میکنیم موارد زیر را که از شیوه های مدیریت شماری از مدیران موفق، استخراج شده است مطلعه فرمائید و در صورتی که فاقد هر کدام از آنها بودید، در رفع این نواقص تلاش مستمری داشته باشید.
• براي کارمندان ايجاد انگيزه کنيد، عوامل انگيزه مي‌تواند شخصيت قائل شدن، امنيت، به بازي گرفتن، شرايط کاري خوب و امکان ترفيع باشد.
• از مديريت بر مبناي هدف استفاده کنيد.
• از توانايي کامل افراد استفاده کنيد، براي کار استانداردهاي بالاتر قرار دهيد تا افراد را به بسط توانايي خود وادار کنيد.
• هرگز قولي ندهيد که نتوانيد به آن عمل کنيد.
• همواره مودب باشيد تا براي کارمندانتان الگو باشيد.
• ميزان غيبت و استعفاي کارمندان را محاسبه کنيد اين دو بهترين شاخص براي تعيين درجه رضايت شغلي است.
• با ايجاد بهره وري و کارايي بيشتر، کمتر احتياج به اضافه کار پيدا کنيد.
• در رفتارتان يکنواخت باشيد و تبعيض قائل نشويد.
• هميشه کار گروهي و همکاري را تشويق کنيد.
• موقعي که با رؤساي خود صحبت مي‌کنيد طبيعي رفتار کنيد. آنها را از کارهاي خوبي که کارمندان شما انجام مي‌دهند مطلع كنيد. اعتبار کارهايي را که آنها انجام داده اند از آن خود نکنيد.
• شما به اندازه‌اي موفقيد که جمع افرادتان روي هم موفقند لذا براي موفقيت لازم است که افراد با استعداد شما را احاطه کنند. زيرا که بسياري از مديران از زيردستان با کفايت بيم دارند.
• مديران در تمام سطوح بايد انعطاف پذير باشند تا بتوانند به عوامل و فشارهاي خارج از سازمان عکس‌العمل نشان دهند.
• هنگام برنامه‌ريزي مشاوره کنيد. به خاطر داشته باشيد که کارکنان دون پايه نيز اطلاعات سودمندي دارند.
• به افراد امر نکنيد که به چه اهدافي بايد دست يابند، بلکه با اهدافي که خودشان در نظر دارند موافقت کنيد و بدين وسيله پشتيباني آنان را جلب کنيد.
• اگر مي‌خواهيد به مقامات بالا برسيد بايد ياد بگيريد که ديد بلندمدت داشته باشيد. مشخص کردن هدف کافي نيست بلکه مسير رسيدن به هدف را هم بايد برنامه‌ريزي کنيد.
• به طور منظم، برنامه‌هاي بلند مدت را بررسي و به روز کنيد.
• پاسخ مکاتبات بايد در حداقل زمان انجام گيرد. در صورت امکان در ظرف ساعت فرستاده شود.
• برنامه‌ها را با گروه در ميان بگذاريد و آنها را از اهداف سازمان مطلع کنيد.
• براي ماه، هفته و روز يک برنامه کوتاه مدت داشته باشيد.
• يک ليست کنترل اقدامات روزانه تهيه کنيد، همواره يک فهرست به روز از کارهايي که بايد انحام شود داشته باشيد و در پايان هر روز آن را مورد تجديد نظر قرار دهيد و با خط کشيدن روي موارد انجام شده لذت کار پايان يافته را بچشيد.
• وقتي را براي فکر کردن بگذاريد. يک مدير به همان اندازه که براي انجام کار با شرکت در جلسات وقت مي‌گذارد بايد براي فکر کردن هم وقت بگذارد.
• اولويت‌هايتان را مشخص کنيد؛ چه چيزي ضروري است و چه چيزي مهم است؟
• اگر کارهاي شما عقب افتاده است يک ساعت زودتر سر کار حاضر شويد. در اين صورت هم با ترافيک سبکتري مواجه خواهيد بود، هم احساس شادابي خواهيد کرد.
• براي صرفه جويي در وقت جلسات حتماً از قبل دستور جلسه را تنظيم کنيد.
• مرحلة بعد از تعيين هدف، رسيدن به آن است که آن هم با سازماندهي نيروها امکان پذير است.
• از کارمندانتان براي افزايش کارايي پيشنهاد بخواهيد. به ايده‌هاي خوب عمل کنيد و به افراد براي پيشنهادهايشان اعتبار دهيد.
• در غياب خود دقيقاً روشن کنيد چه کسي مسئول چه کاري است؟
• بگذاريد کارمندانتان شما را به پيگيري امور بشناسند.
• به افراد در محدوده مشخص، آزادي عمل بدهيد. مسئوليت و اختيار تصميم‌گيري افرادي را که مي‌توانند با چالش‌هاي بزرگتري درگير شوند افزايش دهيد.
• هزينه يک ساعت از وقت خودتان را براي سازمان محاسبه کنيد و تصميم بگيريد که خدمت با ارزشي در مقابل انجام دهيد. شما به عنوان يک مدير بايد برنامه‌ريزي، سازماندهي، نظارت و رهبري کنيد.
• خيلي از مديران به اين علت ساعات زيادي کار مي‌کنند که از سازماندهي بدي برخوردارند.
• قبل از تماس تلفني نکاتي که مي‌خواهيد به آنها اشاره کنيد فهرست كنيد.
• به سبک مديريت در باز عمل کنيد ولي ملاقات‌هاي بدون وقت قبلي را تشويق نکنيد.
• هر قدر هم گرفتار هستيد با مرتب نگاه داشتن دفتر کار خود الگوي خوبي براي ديگران باشيد.
• کاراآيي يعني انجام دادن صحيح کارها و مؤثر بودن يعني انجام دادن کارهاي صحيح. شما بايد هم کارا باشيد و هم مؤثر.
• اگر نمي‌توانيد به اهدافتان برسيد ديگران را مورد سرزنش قرار ندهيد. مسئوليت را خود به عهده بگيريد. فشار مداوم وارد نکنيد.
• اگر چيزي را دوست نداريد صادق باشيد. براي حفظ آرامش از مسائل اغماض نکنيد.
• داد نزنيد، ناسزا نگوييد و از کوره در نرويد. کنترل را با کنترل خود شروع کنيد. اگر صريح و مؤدب باشيد افراد به حکم شما گردن مي‌نهند.
• قاطعانه و سريع براي حل مشکلات عمل کنيد، اما هرگز عجولانه کار نکنيد. دوبار اندازه بگيريد، يکبار ببريد.
• جلساتي را که رياست آن با شماست به موقع شروع کنيد فوراً وارد دستور کار شويد و موجب تشويق وقت ناشناسي نشويد.
• نيروي انساني معمولاً با ارزش‌ترين دارايي‌هاي يک سازمان محسوب مي‌شود. کارکنان را تشويق به ابتکار کنيد و به ابتکارات بها بدهيد. کاري نکنيد که افراد گمان کنند مورد اعتماد نيستيد و جاسوسي کسي را نکنيد و کسي را غافلگير نکنيد اما ساده لوح هم نباشيد.
• به عملکرد خوب امتياز بدهيد تا شخص انتقاد را هم بپذيرد.
• اهداف را واقع‌گرايانه وضع کنيد. ممکن است مجبور باشيد نظرات خوشبينانه را تعديل كنيد يا افرادي را که از اعتماد به نفس کمي برخوردارند ترغيب کنيد که بلند همت‌تر باشند.
• کارکنان را تشويق کنيد که بر عملکرد خود نظارت داشته باشند.
• وقتي کارها غلط از آب در مي‌آيند به جاي اينکه ديگران را سرزنش کنيد بيشتر به کشف علت‌ها و حل مشکل بپردازيد.
• کارکنان را از اعتراف به مشکلات نترسانيد. اگر افراد شما را به عنوان فردي عصباني بشناسند سعي مي‌کنند اشتباهاتشان را از شما پنهان کنند تا وقتي که تبديل به يک بحران تمام عيار شود. افراد را تشويق کنيد با راه حل مشکلات به نزد شما بيايند.
• کنترل ضعيف، شما را دچار هزينه مي‌کند. مديريت ضعيف، سوء استفاده را تشويق مي‌کند.
• کارهاي دفترداري را زير کنترل داشته باشيد و بايگاني را به روز نگهداريد. اگر کنترل نداشته باشيد نمي‌توانيد به طور مؤثر مديريت کنيد.
• قبل از اينکه هرگونه گزارشي را امضا کنيد آن را به دقت بخوانيد اگر بعداً متوجه اشتباهي شديد تنها شما مقصريد.
• براي موفقيت شما نياز به افراد مناسب در جاي مناسب و در زمان مناسب داريد که به دانش و مهارت‌هاي مناسب مجهز باشند تا برنامه را به طور موفقيت آميزي اجرا کنند.
• آموزش کارکنان يک ضرورت است اما سرعت آموزش بايد به وسيله توانايي فرد در يادگيري تعيين شود نه با توانايي شما در سريع صحبت کردن. قبل از آنکه به مرحلة بعد برويد به افراد فرصت دهيد آموخته‌هايشان را خوب هضم کنند و به کار ببندند. آموزش بايد به سوي هدف تعريف شده باشد. پيشرفت بدون آموزش غيرممکن است.
• هميشه دليل يادگرفتن هر چيز را به افراد بگوييد و بيان کنيد چه نفعي براي آنها دارد.
• مهارت و دانش مي‌تواند آموخته شود. ليکن طرز رفتار تنها با وجود نمونه ياد گرفته مي شود. طرز رفتار مسري است. کارمندان شما تنها وقتي مشتاق، وفادار، وقت شناس و با وجدان خواهند بود که نمونه‌اي براي اين امور باشند.
• روي مشکلات زياد وقت صرف نکنيد. بر يافتن راه‌حل‌ها تمرکز کنيد.
• آن چه درست است انجام دهيد نه آنچه آسان است.
• گوش کنيد. اگر به سه چهارم در يک مصاحبه گوش کنيد از کنترل از شما خارج نشده بلکه يک موفقيت است.
• کاملاً صادق باشيد و نارضايتي خود را به روشني بيان کنيد.
• اظهار تأسف کنيد و البته اظهار خشم بسيار مؤثرتر از کوره در رفتن است .
• منصف باشيد و استوارکه گروه شما يک مدير قوي مي‌خواهد نه يک قلدر.
• با کارمندان تحت امرتان ارتباط نزديک داشته باشيد ولي زياد با آنها قاطي نشويد.
• شکيبا باشيد. اگر به فردي عصباني فرصت حرف زدن بدهيد آرام خواهد شد.
• اگرمديري امين و عادل باشيد احترام کارمندانتان و همکارانتان را جلب خواهيد کرد. به طوري که حتي در مسائل غير مرتبط با کار هم نظر شما را جويا خواهند شد.
• راجع به موضوعاتي که در مورد آنها تخصصي نداريد نظر ندهيد.
• اگر يکي از اعضاي گروهتان داراي بدن يا تنفس بدبو است منصفانه نيست مشکل را به حال خود رها کنيد. به طور خصوصي با او صحبت کنيد.
• قبل از هر گونه تصميم تا آنجا که ممکن است اطلاعات مربوط به آن تصميم را گردآوري کنيد. بر مبناي حقايق تصميم بگيريد نه احساسات و عواطف.
• مديراني که بدون استفاده از تجارب ديگران تصميم مي‌گيرند فرصتي ارزشمند را از دست داده و احتمالاً با مقاومت کارمندان با هوش مواجه مي‌شوند که به خاطر رفتار متکبرانه‌اي که با آنان شده است رنجيده خاطر مي‌شوند.
• هميشه در کار و غير کار به نصايح، خاصه از جانب مديران با تجربه‌تر گوش فرا دهيد. از تجربيات ديگران درس بگيريد.
• در تصميم گيري نمونه و راهنما باشيد. نشان دهيد که چگونه بايد مشورت کرد و چگونه بايد تصميم گرفت. به گروهتان اجازه اخذ تصميماتي را که در کارشان داريد، بدهيد.
• زماني که از نفر خواسته شده بود مهم‌ترين ويژگي‌هايي را که در مديرشان مي پسندند فهرست کنند قاطعيت در بيش از % فهرست‌ها به چشم مي‌خورد.
• اگر خيلي تمايل داريد همة کارها را خودتان انجام دهيد احتمالاًً به اين دليل است که معتقديد هيچ کس نمي‌تواند به خوبي شما کار کند، بنابراين فکر اينکه مي‌توانيد مدير موفقي شويد از سر بيرون کنيد اگر بتوانيد کارها را با مهارت تفويض کنيد. مديري موفق خواهيد شد.
• براي سرعت بخشيدن به انجام کار و کم کردن فشار، تفويض اختيار کنيد.
• به خاطر داشته باشيد که يک دليل رايج براي ترک شغل آن است که تمام نيروي کار افراد به کار گرفته نمي‌شود.
• کار را به يک فرد و نه به يک گروه تفويض كنيد. مسئوليت خواستن از يک گروه در رابطه با يک مسئله عملاً غيرممکن است.
• کساني را که خوب کار كرده‌اند در حضور جمع تشويق کنيد.
• مؤدب باشيد. از الفاظ لطفاً متشکرم و امثال آنها استفاده کنيد. ليکن در کاربرد آنها افراط نکنيد. نه را مؤدبانه ولي با قاطعيت بگوييد.
• بر کارايي تمرکز کنيد نه محبوبيت.
• اگر در موردي ناراضي هستيد صراحتاً بيان کنيد. از آه کشيدن و قهر کردن و بدخلقي بپرهيزيد اما زياد لبخند نزنيد زيرا اين امر مي‌تواند بيانگر ترس يا عدم اطمينان باشد.
• کار کنيد که اعضاي گروهتان احساس همبستگي کنند. در هنگام صحبت با کارمندانتان از ما سخن نگوييد.
• افراد را درگير کار کنيد و امور را به آنها ديکته نکنيد.
• زماني که مشکلي پيش مي آيد آرامشتان را حفظ کنيد. اوضاع را کنترل کنيد. برخورد كنيد.
• موريس ماسي مي‌گويد: مدير بودن يعني مرتبط بودن، مديريت و ارتباط به هم گره خورده‌اند
• موقعيت‌ها را از ديد ديگران ببينيد و از آن ديدگاه مزاياي پذيرش نظر خودتان را برايشان تشريح کنيد و بدين ترتيب آنان را ترغيب نمائيد.
• براي آنکه کلامتان موثر باشد غلو نکنيد.
• تند صحبت نکنيد. تند صحبت کردن بيانگر عدم اطمينان است.
• عقايد خود را به عنوان حقيقت بيان نکنيد. بگوييد به نظر من اين طور است
• اگر مطلبي را نمي‌فهميد تقاضاي توضيح کنيد. هيچ وقت تظاهر به فهميدن نکنيد.
• جلساتي که رياست آن را برعهده داريد قاطعانه اما نه مستبدانه اداره کنيد. با سرعت دستور جلسه را پيش ببريد. اصرار نداشته باشيد که همه افراد حاضر در جلسه صحبت کنند.
• نگذاريد سخنانتان طولاني شود مخصوصاً اگر سخنراني شما در يک جلسه است مؤدبانه‌تر است کمي کمتر از وقت خويش استفاده کنيد. آنقدر صحبت نکنيد که مطلب کم بياوريد.
• به سر و وضعتان توجه دقيق داشته باشيد. اگر ظاهر مطلوبي داشته باشيد بيشتر به خود احساس اطمينان مي‌کنيد و تاثيرتان بر حضار بيشتر خواهد بود.
• براي مکالمات تلفني مهم از قبل برنامه‌ريزي کنيد. بدين ترتيب که نکاتي را که مي‌خواهيد صحبت کنيد از قبل فهرست كنيد.
• به خاطر داشته باشيد که همه براي تطبيق خود با تغيير مديريت به زمان نياز دارند. کارکنان دوست دارند که شما از نوع مديري باشيد که دوست دارند.
• از مديريت بر کساني که مسن‌تر از شما هستند نگران نباشيد. شما به خاطر صلاحيتتان ترفيع يافته‌ايد نه به خاطر سنتان. اگر از افراد مسن نظرشان را بخواهيد و از تجربه‌شان به نفع گروه استفاده کنيد، به شما احترام مي‌گذارند.
• در جلسات صادق و باز باشيد. خبر بد و خوب هر دو را بدهيد.
• عملکرد خود را دايماً مورد بررسي قرار دهيد. در پايان هفته دقيقه را براي بررسي اشتباهات و دستاوردهايتان وقت صرف کنيد و از آنها بياموزيد.
• خودتان باشيد، سخت کار کنيد و عزم پيشرفت داشته باشيد. تجربه به تنهايي باعث پيشرفت نمي‌شود.
• سعي کنيد مثبت باشيد. به مديران بي‌کفايت اطراف خويش توجه کنيد هميشه در حال ناله و گلايه هستند.
• از سياست بازي بپرهيزيد. مستقيم و باز عمل کنيد و از مخفي کاري، شايعه پراکني و حرف زدن درباره اين و آن بپرهيزيد.
• هميشه به دنبال راههاي جديد براي افزايش کارايي و اثربخشي باشيد، در مقابل تغيير مقاومت نکنيد.
• همه زندگيتان را با کار پر نکنيد. علايق و سرگرمي‌هايي که کاملاً شما را به خود جذب مي‌کند براي فراموش کردن کار خوب است. اين مهم است که بتوانيد براي مدتي کار را فراموش کنيد. چون با نشاط بيشتري به كار مي‌گرديد.
• مديريت هم علم است، هم هنر. از مطالعه متون مديريتي و تجربه ديگران غافل نشويد.
